Wat moet er op een factuur voor een fotoshoot?

Een factuur is voor de Belastingdienst een wettelijk document, voor je klant een herinnering om te betalen, en voor jouzelf een afsluiting van een opdracht. Drie functies in één bestand. Wat moet er minimaal op, wat is verstandig om toe te voegen, en wat versterkt je merk?

Wat is wettelijk verplicht?

De Belastingdienst stelt vrij specifieke eisen aan een factuur. Ontbreekt er een verplicht onderdeel, dan kan zowel jij als je klant problemen krijgen bij een controle. Verplicht:

• Jouw volledige bedrijfsnaam en adres
• Jouw BTW-nummer (NL + 9 cijfers + B01)
• Jouw KvK-nummer
• Datum van de factuur
• Een uniek doorlopend factuurnummer (geen sprongen of duplicaten)
• Volledige naam en adres van de klant
• Beschrijving van de geleverde dienst (bijv. 'Trouwreportage 15-06-2026')
• Datum waarop de prestatie is geleverd (of zal worden geleverd bij aanbetaling)
• Aantallen en eenheidsprijzen (kun je laten zien als één regel als het een vast pakket is)
• Bedrag exclusief BTW
• BTW-tarief (meestal 21%) en BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW

Wat verstandig is om toe te voegen

Geen verplichting, maar voorkomt discussies en versnelt betaling:

• Een betaaltermijn (bijvoorbeeld 'binnen 14 dagen na factuurdatum'). Zonder vermelding geldt de wettelijke termijn van 30 dagen voor zakelijke klanten
• Jouw IBAN en tenaamstelling, ook al staat dat op de betaallink. Sommige klanten betalen liever via een eigen overboeking
• Een vermelding van eventuele kortingen of vouchers
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, met een link of een korte samenvatting
• Een referentie of projectnummer als je zakelijke klanten hebt die dat verwachten

Over algemene voorwaarden: zorg dat ze actief geaccepteerd zijn voordat je de factuur stuurt, anders zijn ze mogelijk niet geldig. In dit artikel over algemene voorwaarden voor fotografen staan zeven punten die je in elk geval afdekt.

Wat versterkt je merk

Een factuur is een touchpoint met de klant, niet alleen een papiertje. Dingen die het verschil maken:

• Een persoonlijke openingszin ('Dankjewel voor jullie vertrouwen voor jullie trouwdag')
• Je logo en huisstijl-kleur, zelfde als je website
• Een rustige, leesbare layout. Een factuur die rommelig oogt is een rommelig merk
• Een betaallink direct erbij, het liefst iDEAL. Hoe makkelijker betalen, hoe sneller je geld
• Een bevestiging dat je weet wat ze gekregen hebben (galerij-link of dropbox toegevoegd)

Aanbetalings-factuur of gewone factuur?

Voor opdrachten die maanden vooruit gepland zijn (bruiloften vaak meer dan een jaar) is het verstandig om met aanbetalingen te werken. Dat betekent dat je een aanbetalings-factuur stuurt bij het boeken (meestal 25-50% van het totaal) en een rest-factuur na de shoot.

Op een aanbetalings-factuur vermeld je expliciet dat het een aanbetaling is, en wat het totaalbedrag zal zijn. Dat voorkomt verwarring bij de klant en bij de Belastingdienst. Bij een rest-factuur trek je de eerder ontvangen aanbetaling af van het totaal.

Wanneer stuur je de factuur?

Voor de Belastingdienst geldt: de factuur moet uiterlijk de 15e van de maand na de prestatie verzonden zijn. Een trouwshoot op 20 juni mag je dus uiterlijk 15 juli factureren.

Praktisch gezien: factureer zo snel mogelijk na de prestatie. Hoe langer je wacht, hoe minder relevant het voor de klant voelt en hoe later je het geld krijgt. Stuur de rest-factuur het liefst dezelfde week als de shoot, met de aankondiging dat de foto's binnen X weken volgen.

Wat als een klant niet betaalt?

Een drie-stappen-aanpak werkt voor de meeste klanten:

1. Vriendelijke herinnering 3 dagen na vervaldatum, met een nieuwe betaallink en de aanname dat het gewoon vergeten is
2. Aanmaning 14 dagen na vervaldatum, formeel, met vermelding van de wettelijke incasso-kosten die je vanaf dat moment mag rekenen
3. Laatste aanmaning 30 dagen na vervaldatum, met aankondiging dat je het na 7 dagen uit handen geeft aan een incassobureau

De meeste klanten betalen na stap 1 of 2. Voor stap 3 hoef je vrijwel nooit op de incasso-knop te drukken; de aankondiging is meestal genoeg. Hou er rekening mee dat de eerste herinnering een vriendelijke toon moet hebben; mensen vergeten betalen vaak gewoon, niet uit kwade wil.

Handmatig of via software?

Voor 1-5 facturen per maand kan handmatig in Word of een PDF-template prima. Vanaf ongeveer 5 per maand wordt het lastig om factuurnummers consistent te houden, herinneringen tijdig te sturen en BTW per kwartaal op te tellen. Een tool die dat automatiseert verdient zich snel terug, alleen al in tijd die je in fotografie kunt steken in plaats van administratie. Twijfel je over je tarief en wat je per factuur zou moeten vragen, dan helpt onze gids over tarief opstellen je op weg.