InloggenBegin gratis

Handleiding

Van Excel naar shootflow in een week

Zeven dagen, een paar uur per dag. Aan het einde van de week loopt je administratie in shootflow en weet je of het bij je past. Geen overhaaste big-bang migratie.

Leestijd: 6 minuten · Bedoeld voor studios die nu met Excel of een mix van tools werken.

Voor je begint

Zorg dat je deze gegevens bij de hand hebt:

  • KvK-nummer en BTW-nummer
  • Bedrijfs-IBAN
  • Logo (PNG of SVG, optioneel)
  • Lijst met actieve klanten met contactgegevens en bruiloftsdatum
  • Eén bestaande factuur als referentie

Dag 1

Account, bedrijfsgegevens, eerste pakket

Maak een account aan, vul je bedrijfsgegevens in (KvK, BTW-nummer, IBAN, factuurstijl) en bouw je eerste pakket. Eén pakket is genoeg om te beginnen, extra varianten voeg je later toe.

Eind van de dag: Je studio bestaat in shootflow. Eén pakket klaar.

Dag 2

Eerste twee klanten erin zetten

Selecteer twee actieve klanten uit je huidige systeem. Voer ze handmatig in met bruiloftsdatum, contactgegevens en de status waarin ze nu zitten (lead, geboekt, etc.). Hierdoor leer je het systeem en hoe je velden gebruikt.

Eind van de dag: Twee klanten in je dashboard.

Dag 3

Eerste offerte versturen

Maak voor één van de twee klanten een offerte vanuit je pakket. Stuur 'm naar de klant (mag desnoods naar jezelf eerst om te checken hoe het eruitziet). Test de digitale handtekening-flow.

Eind van de dag: Eerste offerte verstuurd, weet hoe je workflow loopt.

Dag 4

Aanbetalingsfactuur + betaallink

Vanuit een geaccepteerde offerte: aanbetalingsfactuur maken. Test de betaallink (Mollie heeft een testmodus). Zorg dat je IBAN en BTW-nummer correct op de factuur staan.

Eind van de dag: Betaallink werkt, factuur ziet er goed uit.

Dag 5

Resterende klanten + boekingen

Importeer of voeg de rest van je actieve klanten en boekingen toe. Voor klanten van vóór dit jaar: kies of je ze meeneemt (handig voor herhaalde klanten) of als referentie laat staan in je oude systeem.

Eind van de dag: Actieve klanten allemaal in shootflow.

Dag 6

Kosten en BTW

Loop je kosten van dit kwartaal door en zet ze in shootflow. Upload bonnen als bijlagen. Check het BTW-overzicht, meestal klopt het meteen, soms moet je een categorie aanpassen.

Eind van de dag: Kosten lopen, BTW-overzicht klopt.

Dag 7

Workflow checken + uitfaseren oude tools

Loop één boeking helemaal door, van offerte tot betaling. Past het bij hoe je werkt? Maak een lijst van wat je oude tools nog deden dat shootflow niet doet. Beslis welke je nog houdt, welke je opzegt.

Eind van de dag: Klaar om de switch te maken. Of niet, dan weet je waarom.

Liever dat we het voor je doen?

Stuur je Excel of CSV-export naar hallo@shootflow.nl en we zetten je klanten en boekingen voor je over. Gratis tijdens je proefperiode, meestal binnen één werkdag klaar. Specifieke voorbeelden in onze Excel-vergelijking en op de Moneybird-vergelijking.

Begin je 14 dagen gratis

Voor wie?

Deze gids werkt voor de meeste solo-studios. Specifieke versies per vakgebied: