Question 1

Wat is het verschil tussen 'Boekingen' en 'Klanten'?

Accepted Answer

In Shootflow vallen klanten en boekingen samen. Elke klant hangt aan één boeking. Dat houdt het overzichtelijk en voorkomt dubbele administratie.

Question 2

Kan ik later nog van pakket wisselen?

Accepted Answer

Ja. Open de boeking en wijzig het pakket. Bestaande facturen blijven zoals ze zijn; nieuwe facturen gebruiken het nieuwe pakket.

Question 3

Hoe lang duurt een typische overstap?

Accepted Answer

Voor een solofotograaf met 20 tot 50 actieve klanten: 30 tot 60 minuten. Heb je meer historie en meer programma's, reken dan op een halve dag. Even een mailtje sturen is meestal sneller dan zelf puzzelen.

Question 4

Kan ik mijn oude programma nog een tijdje blijven gebruiken?

Accepted Answer

Ja. Veel fotografen draaien een paar maanden dubbel: nieuwe boekingen in Shootflow, lopende zaken nog in het vertrouwde programma. Stap helemaal over zodra je er vertrouwen in hebt.

Question 5

Worden mijn BTW-aangiftes meegenomen?

Accepted Answer

Nee. Alleen de omzet en kosten in Shootflow tellen mee voor de BTW-aangifte vanaf de overstapdatum. Voor kwartalen daarvoor blijf je je oude programma als bron gebruiken. Vanaf het eerstvolgende kwartaal werkt het Shootflow-overzicht volledig.

Question 6

Als ik een pakket wijzig, passen oude boekingen dan mee?

Accepted Answer

Nee. Oude boekingen houden de pakketgegevens van toen. Een wijziging geldt alleen voor nieuwe boekingen vanaf dat moment.

Question 7

Is het portaal openbaar te vinden?

Accepted Answer

Nee. De portaal-URL bevat een lange, willekeurige code. Niet te vinden via zoekmachines en niet te raden.

Question 8

Kan ik het portaal weer uitzetten?

Accepted Answer

Ja, in het portaalblok van de boeking. De toegang vervalt direct en de link werkt dan niet meer.

Question 9

Hoeveel brochures kan ik opslaan?

Accepted Answer

Onbeperkt. Per soort aanvraag kun je één brochure als standaard aanwijzen; de rest kies je met de hand bij het versturen.

Question 10

Wat als de klant nog geen datum heeft opgegeven?

Accepted Answer

Dan vervangen we {{eventDate}} automatisch door 'de gewenste datum', zodat de zin grammaticaal blijft kloppen.

Question 11

Heb ik hier een bepaald abonnement voor nodig?

Accepted Answer

Ja, brochures delen zit vanaf Professional. Op Starter zie je het tegel-icoon vergrendeld.

Question 12

Wat is het verschil met link-in-bio?

Accepted Answer

Link-in-bio (Professional) is een korte pagina voor je Instagram met al je belangrijke links. De boekingspagina (Premium) is een echte aanvraagpagina met pakketten en een kalender. Je kunt ze combineren: een link-in-bio met daarop een knop naar je boekingspagina.

Question 13

Bevestigt de klant zelf, of moet ik nog akkoord geven?

Accepted Answer

Een aanvraag komt altijd binnen als Lead; jij geeft zelf akkoord (of stuurt eerst je brochure). Pas na jouw akkoord en de betaalde aanbetaling staat de boeking vast.

Question 14

Wordt mijn beschikbaarheid meteen bijgewerkt?

Accepted Answer

Ja. Zodra een boeking op Geboekt komt te staan, valt die datum direct uit je openbare kalender.

Question 15

Kan ik zien of de klant heeft gekeken?

Accepted Answer

Ja. Bij de galerij zie je wanneer hij voor het laatst geopend is en welke foto's als favoriet zijn aangevinkt.

Question 16

Wat gebeurt er als mijn opslag vol zit?

Accepted Answer

Nieuwe uploads stoppen, bestaande galerijen blijven werken. Je ziet je verbruik onder Instellingen → Galerij en kunt daar per 100 GB bijkopen.

Question 17

Verloopt een galerij automatisch?

Accepted Answer

Alleen als je zelf bij Beschikbaar tot een datum invult. Na die dag kan je klant er niet meer bij; een maand later worden de bestanden opgeruimd en krijg je die opslagruimte terug. Foto's die iemand heeft gekocht blijven daarna nog te downloaden, want dat recht hangt aan de bestelling en niet aan de galerij.

Question 18

Weet mijn klant dat de galerij verloopt?

Accepted Answer

Hij ziet de datum bovenaan de galerij staan. Wil je hem er nog op wijzen, zet dan de kant-en-klare automatisering Galerij verloopt aan; die stuurt twee weken van tevoren een bericht dat hij moet downloaden.

Question 19

Kan iemand anders met dezelfde galerijlink mijn verkochte foto's downloaden?

Accepted Answer

Nee. Het downloadrecht hangt aan de bestelling, niet aan de galerijlink. Wie de link heeft ziet voorbeelden met watermerk; alleen de koper kan de schone versie van zijn eigen foto's ophalen.

Question 20

Mijn klant is de mail met de downloadlink kwijt.

Accepted Answer

Op de galerijpagina zit een knop om de links opnieuw te laten sturen: de klant vult zijn e-mailadres in en krijgt zijn eerdere bestellingen weer toegestuurd. Je kunt de link ook zelf opnieuw versturen vanaf de bestelling.

Question 21

Hoe zit het met BTW en de KOR?

Accepted Answer

Verkoop je onder de kleineondernemersregeling, dan wordt er geen BTW gerekend en staat dat op de bon. Val je wel onder de BTW, dan rekenen we het tarief dat op het moment van de verkoop geldt. De omzet telt ook mee voor de KOR-grens.

Question 22

Een bestelling staat op in behandeling en blijft daar staan.

Accepted Answer

Dat betekent dat de betaalpagina is weggeklikt. Na een dag vervalt die bestelling automatisch, maar niet voordat we bij Mollie navragen of er toch betaald is. Is dat zo, dan blijft de bestelling staan en krijg je er een melding over.

Question 23

Kan ik terugbetalen?

Accepted Answer

Ja, vanaf de bestelling. Het bedrag gaat via je eigen Mollie-account terug en het downloadrecht wordt tegelijk ingetrokken.

Question 24

Wat gebeurt er als twee mensen tegelijk hetzelfde tijdvak kiezen?

Accepted Answer

Alleen de eerste komt erdoor. De tweede krijgt te zien dat dat tijdvak net bezet is en kiest een ander, zonder dubbele boeking.

Question 25

Waarom kan iemand niet elk vrij tijdvak kiezen?

Accepted Answer

Standaard groeit een minishoot als één blok: wie na 10:20 boekt, kan alleen ernaast. Zo sta je aaneengesloten op locatie in plaats van met gaten ertussen. Wil je dat niet, bijvoorbeeld omdat je er toch de hele dag bent, zet de minishoot dan bij 'Hoe het opvult' op vrij; dan mag elk tijdvak dat nog open is.

Question 26

Kan ik zelf iemand toevoegen?

Accepted Answer

Ja. Iemand die je telefonisch aanmeldt zet je met de hand in een tijdvak.

Question 27

Kan een minishoot niet doorgaan?

Accepted Answer

Je kunt één dagdeel afblazen of de hele reeks. Bij één dagdeel krijgen alleen de mensen van die dag bericht; de andere dagen lopen gewoon door.

Question 28

Heette dit eerder niet sessiedagen?

Accepted Answer

Ja. Het werkt hetzelfde; alleen de naam is veranderd. Oude links naar sessiedagen leiden je door naar minishoots.

Question 29

Voldoen de facturen aan de Nederlandse regels?

Accepted Answer

Ja. Factuurnummer, datum, KvK, BTW-nummer, BTW per tarief, IBAN met betaalinstructie en het factuurnummer als kenmerk: het staat er allemaal automatisch netjes op.

Question 30

Hoe registreer ik een betaling die ik zelf heb ontvangen?

Accepted Answer

Open de factuur en klik op 'Markeer als betaald'. De betaaldatum kun je aanpassen. Bij betalingen via iDEAL of Wero gaat dit vanzelf.

Question 31

Wat kost een betaallink?

Accepted Answer

Mollie rekent transactiekosten per geslaagde betaling. De exacte tarieven zie je in je Mollie-dashboard. Shootflow rekent hier zelf niets extra voor.

Question 32

Hoe registreer ik zakelijke kosten?

Accepted Answer

Ga naar Kosten en klik op 'Nieuwe kostenpost'. Vul het bedrag, de omschrijving en de BTW in. Je kunt een bon meesturen als PDF of foto, en de kosten aan een opdracht koppelen zodat je later ziet wat een shoot echt heeft opgeleverd.

Question 33

Ik val onder de KOR. Moet ik hier iets mee?

Accepted Answer

Dan reken je geen BTW en hoef je geen aangifte te doen. Shootflow houdt wel je omzet bij ten opzichte van de KOR-grens, inclusief wat je uit galerijverkoop haalt, zodat je het ziet aankomen als je erover dreigt te gaan.

Question 34

Mijn automatisering verstuurt geen mail. Wat nu?

Accepted Answer

Loop drie dingen na: heeft de boeking een shootdatum, staat de trigger op actief, en is het e-maildomein geverifieerd? Onder Geplande mails zie je waar het vastloopt.

Question 35

Kan ik testen voordat de mail echt uitgaat?

Accepted Answer

Ja. Vanuit de template-editor stuur je een testmail naar jezelf. De variabelen vervangen we dan door voorbeeldwaardes.

Question 36

Wat als ik geen technische kennis heb?

Accepted Answer

Stuur ons je domeinprovider en inloggegevens, dan zetten we het voor je op. Of vraag je hostingpartij; de records zijn standaard.

Question 37

Ik ben mijn wachtwoord vergeten.

Accepted Answer

Klik op de inlogpagina op 'Wachtwoord vergeten' en vul je e-mailadres in. Je krijgt een link waarmee je een nieuw wachtwoord instelt; die link is 24 uur geldig.

Question 38

Hoe wissel ik van pakket?

Accepted Answer

Onder Instellingen → Abonnement zie je je huidige pakket en de andere pakketten. Wil je wisselen, mail dan hallo@shootflow.nl, dan regelen we het zonder dat je iets kwijtraakt.

Question 39

Ik heb mijn e-mailadres gewijzigd, maar mijn klanten zien het oude nog.

Accepted Answer

Het adres waarop je inlogt en het adres waarop je klanten antwoorden zijn twee verschillende dingen. Dat tweede staat bij je bedrijfsgegevens onder Instellingen → Facturen. Pas je het ene aan, loop dan ook het andere na.

Question 40

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop?

Accepted Answer

Je kunt je gegevens altijd zelf exporteren, ook tijdens een proefperiode. Zeg je op, dan blijft je account nog een periode leesbaar voordat er iets verdwijnt, zodat je niets hoeft te overhaasten.

Hoe werkt het?

Waar begin je?

Aan de slag

Werk en agenda

Promotie en klanten

Galerij en fotoverkoop

Financiën

E-mail

Account en instellingen